Steuerglossar

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einfach erklärt!

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Begriff und Bedeutung im Umsatzsteuerrecht

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist ein zentrales Identifikationsmerkmal für alle natürlichen und juristischen Personen innerhalb der EU, die am umsatzsteuerlichen Binnenmarkt teilnehmen.(1.1)

Sie ermöglicht erst die Anwendung der speziellen Binnenmarktregelungen und die hierfür erforderlichen Kontrollmechanismen im Bereich der Umsatzsteuer.(1.1)

Besondere Bedeutung hat die USt-IdNr. für innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, bestimmte sonstige Leistungen, die Konsignationslagerregelung sowie für die Zusammenfassende Meldung.(1.1)

Rechtsgrundlagen

Die Vergabe und Nutzung der USt-IdNr. ist in § 27a UStG sowie in den dazugehörigen Verwaltungsanweisungen (Abschn. 27a.1 UStAE) geregelt.(1.1)

Weitere zentrale Vorschriften sind insbesondere §§ 18e, 27a UStG sowie Abschn. 18e.1, 18e.2, 27a.1 UStAE.(1.1)

Funktionen der USt-IdNr. im Besteuerungsverfahren

Die USt-IdNr. dient der eindeutigen Identifizierung des Unternehmers im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr.(1.2)

Sie ist u.a. maßgeblich für die Ortsbestimmung bestimmter sonstiger Leistungen, die Besteuerung und Rechnungsausstellung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, die Besteuerung innergemeinschaftlicher Erwerbe sowie für die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung.(1.2)

Mit Hilfe der USt-IdNr. können die Finanzbehörden die Angaben in Zusammenfassenden Meldungen mit Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen abgleichen und so die korrekte Umsatzsteuererhebung kontrollieren.(3)

Im Rahmen von Außenprüfungen wird u.a. geprüft, ob die USt-IdNr. in Rechnungen ordnungsgemäß angegeben ist, ob der Buchnachweis über die Angabe der USt-IdNr. geführt wurde und ob der Abnehmer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eine zutreffende USt-IdNr. verwendet hat.(3)

Auch in den GoBD wird die USt-IdNr. ausdrücklich als relevante Angabe in der Buchführung genannt, etwa bei der Journalfunktion zur eindeutigen Zuordnung von Geschäftsvorfällen.(4)

Wer erhält eine USt-IdNr.? – Anspruchsberechtigter Personenkreis

Grundsätzlich erhalten Unternehmer im Sinne des § 2 UStG auf Antrag eine USt-IdNr., wenn sie diese für innergemeinschaftliche Umsätze benötigen.(1.2)

Die Unternehmereigenschaft wird dabei nicht vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), sondern vom örtlich zuständigen Finanzamt festgestellt; das BZSt kann diese lediglich zugrunde legen.(5.1)

Auch Unternehmer aus Drittstaaten können eine deutsche USt-IdNr. beantragen, z.B. wenn sie im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Reihengeschäfts als Zwischenunternehmer auftreten oder Waren aus einem anderen Mitgliedstaat nach Deutschland verbringen und dadurch einen innergemeinschaftlichen Erwerb im Inland auslösen.(6.1)

Juristische Personen, die nicht Unternehmer sind oder die Gegenstände nicht für ihr Unternehmen erwerben, können auf Antrag eine USt-IdNr. erhalten, wenn sie sie für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen.(6.2)

Nach der Kommentarliteratur besteht grundsätzlich ein öffentlich-rechtlicher Anspruch auf Erteilung einer USt-IdNr., wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen; die Erteilung steht insoweit nicht im Ermessen des BZSt.(5.1)

Eine Versagung der Nummer ist nur in wenigen, eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig, etwa bei berechtigten Gründen, die aus unionsrechtlicher oder nationaler Sicht entgegenstehen.(5.1)

Antrag und Vergabe der USt-IdNr.

Die USt-IdNr. wird durch das BZSt vergeben, das hierfür die erforderlichen Daten von den Landesfinanzbehörden erhält.(1.2)

Grundsätzlich ist die USt-IdNr. schriftlich oder online beim BZSt zu beantragen; bei Neugründungen ohne bisherige umsatzsteuerliche Erfassung erfolgt der Antrag über das zuständige Finanzamt, das die Daten an das BZSt weiterleitet.(1.2)(6.2)

Der Antrag muss insbesondere Name und Anschrift des Antragstellers, das zuständige Finanzamt sowie die umsatzsteuerliche Steuernummer enthalten.(1.2)

Hat der Antragsteller noch keine Steuernummer, kann er die USt-IdNr. im Rahmen der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt mitbeantragen; dieses vergibt zunächst eine Steuernummer und leitet die zur USt-IdNr.-Erteilung erforderlichen Informationen an das BZSt weiter.(5.1)

Die Landesfinanzbehörden übermitteln dem BZSt die für die Erteilung der USt-IdNr. erforderlichen Angaben über die bei ihnen umsatzsteuerlich geführten Personen; das BZSt übermittelt umgekehrt die erteilten USt-IdNrn. und weitere für die Umsatzsteuerkontrolle benötigte Daten zurück an die Landesfinanzbehörden.(8)

USt-IdNr. und Rechnungsangaben

Für Rechnungen über steuerpflichtige Umsätze ist grundsätzlich die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers erforderlich, damit der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann.(9)(10)

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf die Angabe der Steuernummer oder USt-IdNr. verzichtet werden.(9)

Die Rechtsprechung betont, dass eine Rechnung auch dann eine „Rechnung“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sein kann, wenn etwa die Steuernummer oder die USt-IdNr. fehlt oder falsch ist; dies betrifft vor allem die Frage der Vorsteuerabzugsberechtigung und die Bußgeldtatbestände.(10)

Kontroll- und Bestätigungsverfahren

Zur Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug und zur Sicherung des Steueraufkommens besteht die Möglichkeit, ausländische USt-IdNrn. im einfachen oder qualifizierten Bestätigungsverfahren über das BZSt prüfen zu lassen.(1.3)(3)

Im qualifizierten Bestätigungsverfahren werden zusätzlich Name und Anschrift des Inhabers der ausländischen USt-IdNr. überprüft; das BZSt teilt im Detail mit, ob die Angaben mit den meldenden Daten des anderen Mitgliedstaats übereinstimmen.(1.3)

Können die Angaben zur Person des ausländischen Abnehmers nicht oder nicht vollständig bestätigt werden, sollte der Unternehmer diese Unstimmigkeiten gemeinsam mit dem Abnehmer aufklären, um seinen Sorgfaltspflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nachzukommen.(1.3)

Die Finanzverwaltung setzt darüber hinaus auf verschiedene Maßnahmen, um eine umsatzsteuerliche Registrierung von nicht existenten Unternehmen zu verhindern, etwa die Prüfung von Anträgen auf umsatzsteuerliche Erfassung auf Schlüssigkeit und Ernsthaftigkeit oder die Durchführung unangekündigter Umsatzsteuer-Nachschauen vor Erteilung der Steuernummer und damit auch der USt-IdNr.(5.2)

Zeitliche Gültigkeit und Erlöschen

Eine einmal erteilte USt-IdNr. wird grundsätzlich bis zur Beendigung der unternehmerischen Tätigkeit beibehalten; ein Wechsel der steuerlichen Zuständigkeit oder des Unternehmenszweigs führt nicht zur Vergabe einer neuen USt-IdNr.(5.3)

Unklar ist, ob bei Wegfall der Erteilungsvoraussetzungen – etwa bei Aufgabe der unternehmerischen Tätigkeit – die USt-IdNr. automatisch erlischt oder ob sie durch Verwaltungsakt aufgehoben werden muss; aus Vertrauensschutzgründen spricht die Literatur gegen ein automatisches Erlöschen.(5.3)

Beim Tod des Inhabers kann ein Erlöschen der USt-IdNr. in Betracht kommen, da diese mit der Person des Steuerpflichtigen verknüpft ist und nicht im Wege der Gesamtrechtsnachfolge übergeht; der höchstpersönliche Charakter ist auch unionsrechtlich betont.(5.3)

Wird über das Vermögen eines Unternehmers das Insolvenzverfahren eröffnet, bleibt der Insolvenzschuldner weiterhin maßgeblicher Unternehmer; die vor Eröffnung erteilte USt-IdNr. gilt auch für danach ausgeführte Umsätze fort.(5.3)

Begrenzung und Entziehung der USt-IdNr.

Nach § 27a Abs. 1a UStG kann das örtlich zuständige Finanzamt die vom BZSt erteilte USt-IdNr. begrenzen, wenn ernsthafte Anzeichen vorliegen oder nachgewiesen ist, dass die USt-IdNr. zur Gefährdung des Umsatzsteueraufkommens verwendet wird; diese unbestimmten Rechtsbegriffe wurden von der Finanzrechtsprechung als hinreichend bestimmt angesehen.(14.1)

Die Begrenzung ist gegenüber der vollständigen Entziehung das mildere Mittel und kann z.B. darin bestehen, dem Unternehmer mittels Verwaltungsakt zu untersagen, die USt-IdNr. für bestimmte Umsätze oder Zeiträume zu verwenden.(14.2)

Solche Maßnahmen müssen aus Gründen des Vertrauensschutzes und der Rechtsstaatlichkeit stets nur für die Zukunft wirken.(14.2)

Eine nachträgliche Entziehung der USt-IdNr. ist im Gesetz nicht ausdrücklich vorgesehen; sie kann allenfalls über den Widerruf eines Verwaltungsakts nach § 130 AO erfolgen und setzt damit dieselben Voraussetzungen voraus wie eine Versagung der Ersterteilung.(5.4)

Nach der Kommentierung sprechen § 27a Abs. 1a UStG und die Möglichkeit der Begrenzung für ein abgestuftes Maßnahmenkonzept: zunächst Begrenzung, bei Erfolglosigkeit ggf. nachfolgender Widerruf mit Löschung der USt-IdNr. im unionsweiten Informationssystem.(5.4)(14.2)

USt-IdNr. im Kontext aktueller Entwicklungen

Neben der klassischen USt-IdNr. wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 zusätzliche Identifikationsmerkmale wie die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.) eingeführt, die in engem Zusammenhang mit der Neuregelung der Kleinunternehmerbesteuerung und einem besonderen Meldeverfahren nach § 19a UStG stehen.(1.1)(17)

Daneben wird mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ein weiteres bundesweit einheitliches Identifikationsmerkmal für wirtschaftlich Tätige eingeführt, das jedoch die bestehende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht ersetzt.(17)(18)

Quellen:

(4) 01.06.2023 | § 27a Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Kommentierung | § 27a Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; C. Auf Antrag Erteilung (oder Versagung) der USt-IdNr. durch das BZSt (Abs. 1); II. Erteilung oder Versagung der USt-IdNr. | Kraeusel | Reiß/Kraeusel/Langer, Umsatzsteuergesetz | 206. Ergänzungslieferung, Dezember 2025

(5) 01.06.2023 | § 27a Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Kommentierung | § 27a Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; C. Auf Antrag Erteilung (oder Versagung) der USt-IdNr. durch das BZSt (Abs. 1); I. Anspruchsberechtigter Personenkreis | Kraeusel | Reiß/Kraeusel/Langer, Umsatzsteuergesetz | 206. Ergänzungslieferung, Dezember 2025

(7) 03.2025 | 8. Abschnitt F – Abziehbare Vorsteuerbeträge und Berichtigung des Vorsteuerabzugs (Zeilen 38–45) | Handbuch | 8. Abschnitt F – Abziehbare Vorsteuerbeträge und Berichtigung des Vorsteuerabzugs (Zeilen 38–45); c) Rechnungsangaben, § 14 Abs. 4 UStG | Henseler | Claudy/Henseler/Kümpel, … 2024, Band 3 | 2025

(10) 07.08.2025 | ab 01.01.2025 | Kommentierung | § 27a Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – ab 01.01.2025 | Henseler | UStG eKommentar | 2026

(11) 2024 | Korn, Klaus | Aufsatz | Report | KÖSDI 2024, 23998-24012