FAQ zu DATEV Unternehmen online (DUO)

Laut DATEV werden Internet Explorer und Google Chrome sowohl unter Windows als auch unter macOS unterstützt. In unseren Tests gab es jedoch auch mit Firefox und Safari keine Probleme.

Grundsätzlich nein. Eine Installation ist nur erforderlich, wenn die Authentifizierung mit dem mIDentity-Stick der DATEV erfolgen soll.

Bei der Authentifizierung über den DATEV SmartLogin ist keine Installation erforderlich.

Der Zugriff ist über zwei Verfahren möglich:

In unserem Standard-Anmeldevorgang ist der Zugang über DATEV Smart Login vorgesehen. Wenn Sie lieber die Variante mIDentity nutzen möchten, sprechen Sie uns bitte an.

1. DATEV SmartLogin App im Google Play Store oder Apple App Store installieren
2. App öffnen und auf Registrieren tippen
3. Hinweise bestätigen und auf Weiter tippen
4. QR-Code aus dem Registrierungsbrief scannen oder alternativ die Daten manuell eingeben
5. Registrierung über den Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigen
6. PIN vergeben und bestätigen
7. Eingabe mit Weiter abschließen

Geschafft!

Sollten die Registrierungsdaten fehlen, können wir diese erneut bereitstellen. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang kostenpflichtig ist.

Hierfür benötigen Sie:

• den Brief mit den Zugangscodes für Notfälle
• die E-Mail mit den Zugangscodes für Notfälle

Vorgehen:

1. SelfService-Portal unter www.datev.de/smartlogin-selfservice öffnen
2. Anliegen auswählen
3. DATEV SmartLogin User-ID eingeben
4. Zugangscode 2 aus der E-Mail eingeben
5. Eingaben bestätigen
6. Link aus der Bestätigungs-E-Mail anklicken
7. Erneut im SelfService-Portal Zugangscode 1 aus dem Brief eingeben
8. Eingaben bestätigen

Anschließend wird eine weitere E-Mail mit einem neuen Registrierungscode versendet.

Nein. Sie können mehrere Zugänge anlegen. Im Einrichtungsprozess fragen wir alle benötigten Daten der Mitarbeiter ab, die einen Zugang zu DUO erhalten sollen.

Standardmäßig erhalten alle Zugänge die gleichen Rechte. Wenn Rechte eingeschränkt oder erweitert werden sollen, sprechen Sie uns bitte an.

Ja. Mit der App DATEV Upload mobil lassen sich Belege per Smartphone zu DUO übertragen.

Bitte beachten Sie: Zur Nutzung der App muss einmalig in den Einstellungen der App Smart Login der App Login aktiviert werden.

Für den Upload gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. www.datev.de/upload nutzen
2. App DATEV Upload mobil verwenden
3. Volle Funktionalität direkt über duo.datev.de nutzen
4. PDF-Belege per E-Mail mit DATEV Upload Mail weiterleiten

Mit DATEV Upload Mail können digitale Belege per E-Mail direkt an DATEV Unternehmen online gesendet werden.

PDF-Belege werden aus der weitergeleiteten E-Mail automatisch übernommen. Dabei können sogar mehrere Absenderadressen hinterlegt werden.

1. Belege online starten
2. Rechts Stammdaten | Upload Mail wählen
3. Konfiguration öffnen
4. Gewünschte E-Mail-Adresse hinterlegen und abschließen

Senden Sie eine E-Mail mit dem digitalen Beleg im Anhang an die Zieladresse. Nach Verarbeitung erhalten Sie eine Antwort-E-Mail.

Der Beleg wird anschließend mit dem passenden Belegtyp im Posteingang von Belege online angezeigt. Die Eingangs-E-Mail selbst wird in DATEV Unternehmen online nicht gespeichert.

E-Mails ohne Anhang werden nicht angenommen. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweis-E-Mail.

Für automatisiertes Hochladen aus Outlook finden Sie eine Anleitung hier.

Ja. DUO bietet eine revisionssichere Ablage und eine frei gestaltbare Ablagestruktur für digitale Belege.

Zusammen mit einer Verfahrensdokumentation erfüllen Sie die Anforderungen der deutschen Finanzverwaltung.

Ja – jederzeit und von jedem Ort. Nach Erstellung der Buchhaltung stellen wir die laufenden Auswertungen in der gewünschten Form zur Verfügung.

Ja. Hochgeladene Belege können nach Geschäftspartner, Betrag, Datum und weiteren Kriterien gesucht werden.

Außerdem lässt sich der Status eines Belegs nachvollziehen, zum Beispiel ob er bereits gebucht, noch offen oder schon bezahlt wurde.

Bitte achten Sie außerdem darauf, dass mehrseitige Belege in richtiger Reihenfolge als mehrseitige Einzel-Datei hochgeladen werden und pro Seite nur ein Beleg erfasst ist.

DUO kostet monatlich 10,50 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Hinzu kommen 3,50 EUR zzgl. Umsatzsteuer für die Funktion Belege online.

Für die revisionssichere Archivierung der Belege fällt zusätzlich eine Gebühr abhängig von der archivierten Datenmenge an. Diese können Sie hier individuell berechnen.

DUO bietet aktuell keinen vorgesehenen Rechnungsprüfmechanismus. Mit passenden Verfahrensbeschreibungen lässt sich jedoch auch über DUO eine GoBD-konforme Dokumentation der Rechnungsprüfung aufbauen.

Sprechen Sie uns gerne an – wir besprechen das Verfahren mit Ihnen und richten es gemeinsam ein.

DATEV Unternehmen online geht weit über den Austausch von Belegen hinaus. So kann zum Beispiel der Zahlungsverkehr angebunden werden, wodurch Überweisungsträger automatisiert an das Online-Banking übergeben werden.

Weitere sinnvolle Funktionen sind die revisionssichere digitale Kassenbuchführung sowie das Modul Auftragswesen. Damit lassen sich Angebote, Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge und Mahnprozesse abbilden.