Arbeiten mit DATEV Unternehmen online (DUO)
So nutzen Sie DATEV Unternehmen online im Alltag: vom Start über den Belegupload bis hin zu Bankfunktionen, Kassenbuch, Auswertungen und Freizeichnung.
DUO starten und grundlegend nutzen
Die ersten vier Schritte zeigen Ihnen, wie Sie DATEV Unternehmen online starten, Belege hochladen und zentrale Funktionen wie Bank online und Kassenbuch online nutzen.
Wenn Sie DATEV Unternehmen online in vollem Umfang nutzen möchten, geben Sie in Ihrem Browser duo.datev.de ein.
- Seitens DATEV wird der Internet Explorer empfohlen
- Mit Smart Login kann auch Google Chrome verwendet werden
Wenn Sie Belege nur schnell hochladen möchten, können Sie dies alternativ auch direkt am Desktop oder per App tun.
- Desktop: datev.de/upload
- Mobil: über die DATEV Upload mobil App
Sie übertragen Ihre digitalen Belege in das Programm Belege online. Nach dem Upload können wir über das DATEV-Rechenzentrum direkt auf Ihre elektronischen Belege zugreifen.
- Dateityp: empfohlen TIF/TIFF, ebenfalls möglich: PDF, JPG, PNG
- Modus: schwarz-weiß
- Auflösung: 200–300 dpi
- Dateigröße pro Seite: durchschnittlich 50–100 KB
- Dateitypen: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF, PKCS7, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML
- Modus: Farbe
- Dateigröße pro Seite: bis 20 MB
- ZIP-Dateien können nicht geladen werden
Sie möchten Ihre Bankkonten anbinden und Zahlungen direkt aus DUO vornehmen? Dann werden Ihre Belege zunächst nach Belege online übertragen.
Der Buchungsassistent erkennt nach Möglichkeit automatisch Beleginformationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder Bankverbindung und trägt diese in den Zahlungsträger ein.
Bevor Zahlungen über DUO möglich sind, muss mindestens eine Bankverbindung in Stammdaten online eingerichtet und ein Banking-Verfahren hinterlegt sein. Dies übernehmen wir in der Regel für Sie.
- Fälligkeiten selbst überwachen
- Zahlungsaufträge vorbereiten und ausführen
- Zahlungsaufträge nach Bezahlung archivieren
Wenn Sie Barbelege haben und ein Kassenbuch führen müssen, können Sie dies direkt in DUO online erledigen – ohne zusätzliches Tool.
Sie übertragen die Belege nach Belege online und erfassen anschließend Ihre Kassenbelege in Kassenbuch online. Danach schreiben Sie diese fest und stellen sie für uns bereit.
- Kassendaten und -bewegungen sollten täglich erfasst werden
- Erforderlich sind u. a. Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Belegart, Belegtext, ggf. Kostenstelle und Gegenkonto
- Belegsätze täglich festschreiben
- Danach für den Berater bereitstellen
Auswertungen, Rechnungen, E-Mail-Upload und Freizeichnung
Über die Grundfunktionen hinaus bietet DUO weitere Möglichkeiten für die tägliche Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei.
Nach Abschluss der Buchführung erhalten Sie von uns ein Paket mit Auswertungen. Dafür haben wir ein Standardpaket vorbereitet. Wenn Sie weitere Auswertungen oder individuelle Kennzahlenanalysen benötigen, sprechen Sie uns bitte an.
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
- Summen- und Saldenliste (SuSa)
- Offene-Posten-Liste (OPOS)
- Werteblatt zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA)
- Werteblatt zur Sondervorauszahlung zur USt-VA, einmalig jährlich
- Controlling-Report
- Detaillierte Kontenblätter
- Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten
- Entwicklung des Anlagevermögens
- Kennzahlenübersicht
- Sonstige Auswertungen nach Rücksprache
Wir stellen Ihnen die Auswertungen direkt über DUO bereit. So können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Unterlagen zugreifen.
Mit dem Zusatzmodul DATEV Auftragswesen online erstellen Sie Ihre Kundenbelege einfach vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung.
Mit der Funktion Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene PDF-Belege direkt nach DATEV Unternehmen online weiterleiten – ohne vorheriges lokales Zwischenspeichern.
Der Beleg wird aus der weitergeleiteten E-Mail automatisch nach DATEV Unternehmen online übertragen und im Posteingang von Belege online angezeigt.
Die Eingangs-E-Mail wird in DATEV Unternehmen online nicht gespeichert.
- Starten Sie Belege online
- Wählen Sie rechts Stammdaten | Upload Mail
- Öffnen Sie die Konfiguration
- Hinterlegen Sie Ihre gewünschte E-Mail-Adresse
- Dateiformat PDF
- Dateigröße maximal 20 MB
- Pro E-Mail ein Anhang
E-Mails ohne Anhang werden nicht angenommen. In diesem Fall erhalten Sie eine Hinweis-E-Mail.
Für ein automatisiertes Hochladen aus Ihrem E-Mail-Programm können Regeln hinterlegt werden. Für Microsoft Outlook finden Sie eine Anleitung hier.
Über die Anwendung Freizeichnung online stellen wir Ihnen Ihre Steuererklärungen sowie ggf. Ihre E-Bilanz online zur Bestätigung bereit.
Dadurch gewährleisten wir einen durchgängig elektronischen Workflow ohne Medienbrüche. Sie erhalten ein unveränderliches PDF und bestätigen Korrektheit und Vollständigkeit direkt online.
- Nach Bereitstellung Ihrer Dokumente erhalten Sie eine Nachricht per E-Mail
- Über Ihren Login in DUO oder direkt über www.datev.de/fzo gelangen Sie in die Anwendung
- Nach Bestätigung erhalten wir direkt eine E-Mail und können die Dokumente an die Finanzverwaltung übermitteln
