Steuerglossar

Zusammenfassende Meldung einfach erklärt!

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Kurzdefinition:
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine steuerliche Pflichtmeldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), in der Unternehmer bestimmte grenzüberschreitende EU-Umsätze (innergemeinschaftliche Lieferungen, bestimmte sonstige Leistungen und Dreiecksgeschäfte) nachweisen. (1)(2)(3)(4)

Zweck der Zusammenfassenden Meldung

Die ZM ist Kern des EU-weiten Mehrwertsteuer‑Informationsaustauschsystems (MIAS). (1)
Über die ZM gleichen die EU-Mitgliedstaaten Liefer- und Erwerbsvorgänge ab, um die Erwerbsbesteuerung im Bestimmungsland zu kontrollieren und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. (1)(5.1)(6)
Grundlage ist der Datenaustausch nach der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (u. a. Art. 262–265, 270, 271 MwStSystRL). (1)(7.1)(7.2)

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Zur Abgabe einer ZM sind grundsätzlich alle Unternehmer im Sinne des § 2 UStG verpflichtet, die bestimmte grenzüberschreitende EU-Umsätze ausführen. (2)(4)(9)

Nicht meldepflichtig: Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für die insoweit eine ausdrückliche Ausnahme gilt. (2)(10)

Welche Umsätze sind in der ZM zu melden?

Meldepflichtig sind insbesondere: (2)(3)(4)(11)

Steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten (§ 18a Abs. 6 UStG). (2)(4)(11)
Lieferungen im Rahmen innergemeinschaftlicher Dreiecksgeschäfte durch den „ersten Abnehmer“ (§ 25b Abs. 2 UStG). (2)(3)(4)
Im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge). (2)(4)(12.1)(12.2)
Seit 1.1.2020 auch Beförderungen/Versendungen im Rahmen der Konsignationslagerregelung nach § 6b UStG. (3)(14)

Bei den in der ZM erfassten sonstigen Leistungen müssen diese zugleich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung/Umsatzsteuererklärung gesondert erklärt werden (z. B. Zeile 74 USt-Erklärung). (15)(16)(17)(18)

Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?

Der Unternehmer muss für jeden meldepflichtigen Umsatz insbesondere angeben: (2)(4)(19.1)(19.2)

Seine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). (4)(19.2)
Den Meldezeitraum (Monat oder Quartal). (2)(4)(19.2)
Die USt-IdNr. jedes EU-Abnehmers/Leistungsempfängers. (2)(4)(19.2)
Die Summe der Bemessungsgrundlagen der meldepflichtigen Umsätze je Abnehmer, ggf. getrennt nach Lieferungen, sonstigen Leistungen und Dreiecksgeschäften (Kennzeichnung nach amtlichem Vordruck/Datensatz). (2)(4)(19.1)(19.3)

Erkennt der Unternehmer nachträglich, dass eine ZM unrichtig oder unvollständig ist, muss er sie innerhalb eines Monats berichtigen. (5.2)(23.1)

Meldezeitraum und Fristen

Abgabefrist:
Die ZM ist jeweils bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums elektronisch an das BZSt zu übermitteln. (4)(11)(24)(25)

Meldezeiträume im Überblick: (4)(19.1)(19.2)(24)

Für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte ist der Kalendermonat der Regelfall. (4)(19.1)(19.2)
Wird die 50.000‑€‑Schwelle (Summe der Bemessungsgrundlagen) weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre überschritten, kann der Meldezeitraum Kalendervierteljahr (4)(19.2)(19.4)
Für sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr (12.1)(19.2)(24)
Unternehmer, die bereits monatliche ZM für Lieferungen abgeben, können ihre sonstigen Leistungen in der ZM für den letzten Monat des Quartals melden oder auf monatliche Meldung auch dieser Leistungen optieren (Anzeigepflicht gegenüber dem BZSt). (10)(19.2)(24)

Bei Überschreiten der Wertgrenzen inmitten eines Quartals gelten Sonderregeln zum Wechsel vom Vierteljahres- zum Monatsmeldezeitraum, teils mit Wahlrechten (eine Sammelmeldung vs. mehrere Einzelmeldungen). (19.2)(19.4)

Form der Übermittlung

ZM sind grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an das BZSt zu übermitteln. (4)(5.2)(27)(28)
In Fällen unbilliger Härte kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten und eine Papierabgabe zulassen (§ 18a Abs. 5 UStG). (5.2)(10)(23.2)(30)
Für bestimmte Konstellationen gelten ergänzend die Vorschriften der Abgabenordnung für Steuererklärungen (mit Ausnahme des § 152 AO). (5.2)(23.1)(28)

Rechtsfolgen bei Verstößen

Die Finanzbehörde kann die Abgabe der ZM mit Zwangsmitteln, insbesondere Zwangsgeld bis 25.000 €, durchsetzen. (31)
Nichtabgabe, verspätete Abgabe oder unrichtige/unvollständige ZM können als Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 1 Nr. 5 UStG mit einem Bußgeld bis 5.000 € geahndet werden. (12.1)(12.2)(19.1)(31)
Vorsätzlich falsche oder unvollständige Meldungen können – bei Vereitelung oder Verzögerung der Besteuerung im anderen Mitgliedstaat – auch steuerstrafrechtlich relevant sein (Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung, inkl. Umsatzsteuer anderer Mitgliedstaaten). (12.1)(12.2)(31)

Bedeutung der ZM für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen

Mit den unionsrechtlichen „Quick Fixes“ ist die zutreffende Erfassung der innergemeinschaftlichen Lieferung in der ZM eine materielle Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung. (5.1)(19.1)(32)

Unterbleibt die korrekte oder fristgerechte Meldung, kann dies zum Wegfall der Steuerfreiheit führen, auch wenn die übrigen Voraussetzungen der innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind. (5.1)(19.1)(32)

Zusammenfassende Meldung und Brexit (Nordirland)

Aufgrund des Sonderstatus von Nordirland gilt für Warenlieferungen nach Nordirland weiterhin das EU-Mehrwertsteuerrecht, sodass entsprechende Lieferungen weiterhin als innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei sein können und in der ZM zu erfassen sind. (33)

Sonstige Leistungen an Unternehmer in Nordirland sind dagegen seit 1.1.2021 nicht mehr in der ZM aufzunehmen. (33)

Rolle der ZM im System der Umsatzsteuer-Compliance

Die ZM ergänzt Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Erklärungen als spezifisches Kontrollinstrument für grenzüberschreitende EU-Umsätze. (1)(6)(9)(12.1)
Sie ist Teil des Ausbaus der elektronischen Steuerkommunikation (E‑Government) und damit auch ein Baustein zur Reduktion von Bürokratiekosten und zur Effizienzsteigerung im Steuervollzug. (5.1)(27)(28)(34)
Bestimmte Daten aus der ZM werden an die Landesfinanzbehörden übermittelt und dort für steuerliche Kontrollen verwendet; zugleich dienen sie dem unionsweiten Informationsaustausch. (5.1)(10)(23.2)(30)

Quellen:

(2) 17.01.2021 | ab 01.01.2021 | Kommentierung | § 18a Zusammenfassende Meldung – ab 01.01.2021; B. Abgabe von Zusammenfassenden Meldungen (Abs. 1 und 2) | Henseler | UStG eKommentar | 2026

(10) 30.04.2020 | BStBl I Nr. 7 | Seite 505-515 | Umsatzsteuervordrucke; Muster des Umsatzsteuerheftes (Vordruckmuster USt 1 G) | vom 30.04.2020

(11) 2009 | Friederich, Rouven | Aufsatz | Umsatzsteuerliche Änderungen zum Jahreswechsel – das EU-Mehrwertsteuerpaket und Neuerungen beim Vorsteuervergütungsverfahren | Stbg 2009, 551

(13) 2025 | Henseler, Frank | Aufsatz | Hinweise zur USt-Erklärung 2024 mit Ausblick auf 2025 – Teil 2 | Stbg 2025, 81-93

(14) 11.07.2024 | BStBl I Nr. 13 | Seite 1048-1059 | Muster der Umsatzsteuererklärung 2024, Vordruckmuster USt 2 E | vom 11.07.2024

(15) 2026 | Henseler, Frank | Aufsatz | Hinweise zur USt-Erklärung 2025 mit Ausblick auf 2026 | Stbg 2026, 41-67

(16) 31.12.2024 | BStBl I Nr. 24 | Seite 1658-1681 | Muster der Umsatzsteuererklärung 2025 | vom 31.12.2024

(17) 16.08.2010 | Robert Prätzler | Anmerkung | BMF-Schreiben zur Neuregelung der Zusammenfassenden Meldungen vom 15.06.2010 (IV D 3-S 7427/08/10003-03, 2010/0457796 – BStBl I 2010, 569) | jurisPR-SteuerR 33/2010 Anm. 1

(20) 2017 | Beyme, Simon; Steger, Matthias | Aufsatz | Praktische Hinweise und gebührenrechtliche Fragen im Zusammenhang mit dem MOSS-Verfahren | Stbg 2017, 259

(22) 2009 | Lappas, Marc | Aufsatz | Senkung der Bürokratiekosten durch elektronische Steuererklärungen? | Stbg 2009, 256

(23) 26.09.2022 | ab 01.07.2021 | Kommentierung | § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften – ab 01.07.2021; O. Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG (Abs. 13) | Mann | UStG eKommentar | 2026

(24) 14.01.2020 | ab 26.11.2019 | Kommentierung | § 18a Zusammenfassende Meldung – ab 26.11.2019; J. Folgen der verspäteten Abgabe oder Nichtabgabe von Zusammenfassenden Meldungen (Abs. 11) | Henseler | UStG eKommentar | 2026

(25) 2022 | Vivien Polok | Aufsatz | Ausgewählte umsatzsteuerliche Aspekte der Relevanz der Zusammenfassenden Meldung im grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Warenverkehr | UR 2022, 289-293

(26) 2021 | Radeisen, Rolf-Rüdiger | Aufsatz | Brennpunkt Umsatzsteuer 2020/2021 | Stbg 2021, 113-128

(27) 2011 | WP/StB Prof. Dr. Joachim Schiffers, | Aufsatz | E-Bilanz (§ 5b EStG) – schlichte Verfahrensvorschrift vor dem Hintergrund des Risikomanagements im Steuervollzug und des Tax-Accounting | Stbg 2011, 7