Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

Warum Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung jetzt unverzichtbar ist

Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung verändern die gesamte Wertschöpfungskette in der Steuerberatung – besonders im Bereich Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. (1)(2)(3.1)(4.1)(5)

Gesetzliche Vorgaben, digitale Betriebsprüfungen und Anforderungen der Finanzverwaltung beschleunigen diesen Wandel zusätzlich. (3.1)(4.1)(5)

Gleichzeitig erwarten insbesondere kleine und mittlere Unternehmen heute deutlich mehr als reine Standardbuchhaltung – sie wünschen laufende betriebswirtschaftliche Auswertungen und fundierte Beratung. (6.1)(7.1)(8)(9.1)(9.2)

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Wer digitale Prozesse in der Finanzbuchhaltung nutzt, verschafft sich Effizienzvorteile und schafft die Grundlage für bessere Entscheidungen. (6.1)(6.2)(7.1)(9.1)(12)

Was bedeutet „digitale Finanzbuchhaltung“ konkret?

Digitale Finanzbuchhaltung basiert auf einer mandantenorientierten Arbeitsteilung, bei der Cloud-Lösungen, digitaler Belegtransfer und Soforterfassung durch den Mandanten im Mittelpunkt stehen. (4.2)(6.1)(12)(14)(15)

Belege und Dokumente werden dabei über Online-Portale oder Dokumentenmanagementsysteme ausgetauscht und revisionssicher archiviert – papierbasierte Arbeitsweisen werden zunehmend obsolet. (5)(12)(14)(15)(16)

Digitale Belege statt Papierordner

Die digitale Aufbereitung von Belegen – perspektivisch vollständig ohne Papier – ist unvermeidlich und bereits heute technisch etabliert. (3.1)(6.1)(7.2)(12)(16)

Ausgangsrechnungen werden über professionelle Rechnungsschreibungsprogramme erzeugt, festgeschrieben und können als Datensatz vollständig automatisiert in die Buchhaltung übernommen werden. (3.1)(5)(6.1)(6.3)(7.2)

Auf der Eingangsseite nehmen E-Rechnungen und E-Invoicing-Formate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung stark zu und ermöglichen eine vollautomatische, fehlerarme Verbuchung. (5)(6.3)(7.2)(12)(19.1)

Automatisierte Bank- und Lohndaten

Lohn- und Gehaltsdaten liegen in modernen Systemen bereits buchungsgerecht vor und werden elektronisch in die Finanzbuchhaltung übertragen. (5)(6.3)(7.2)

Bankumsätze können über Kontoauszugsmanager oder vergleichbare Lösungen automatisiert eingelesen und zu einem großen Teil regelbasiert verbucht werden, wobei lernfähige Software das Fehlerpotenzial kontinuierlich reduziert. (3.1)(6.3)(7.2)(12)

Damit sind die vier Kernbereiche – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Lohn- und Gehaltsdaten sowie Bankbewegungen – schon heute weitgehend digital und teilweise vollautomatisierbar. Eine automatisierte IT-Buchhaltung ist damit kein fernes Szenario mehr. (3.1)(6.3)(7.2)(12)

Ihre Vorteile: Effiziente Buchhaltung und bessere Steuerungsinformationen

Die Automatisierung von Standardprozessen wie der Belegbuchung spart Zeit und senkt das Fehlerpotenzial in der Finanzbuchhaltung deutlich. (6.1)(6.3)(7.2)(9.1)(12)

Digitale Verarbeitungsketten ermöglichen es, dass Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen zeitnah und mit hoher Datenqualität vorliegen. (6.1)(6.2)(7.1)(9.1)(9.2)

Aktuelle Zahlen für bessere Entscheidungen

Eine qualitativ hochwertige, digital geführte Buchhaltung bildet die Basis für ein kurzfristiges Berichtswesen „auf Knopfdruck“, dessen Instrumentarium in moderner Software bereits vorhanden ist. (6.1)(6.2)(7.1)(12)(20)

Individuell gestaltete betriebswirtschaftliche Auswertungen, die Ihre Unternehmensstruktur und Fokuskennzahlen abbilden, erhöhen den praktischen Nutzen der Auswertungen für Ihr Management erheblich. (6.2)(7.1)(9.3)(9.1)(9.2)

• Kostenstellen und Bereiche gezielt auswerten und steuern. (6.2)(7.1)(20)(22.1)(22.2)
• Liquidität, Zahlungsströme und Forderungsmanagement verbessern – etwa durch integrierte Zahlungs- und Mahnprozesse. (4.3)(5)(6.1)(6.2)(7.1)
• Unterjährig Abweichungen erkennen und rechtzeitig gegensteuern. (6.1)(7.1)(9.2)(20)(22.1)

Mehr Raum für wertschöpfende Beratung

Weil automatisierte Systeme Routinetätigkeiten übernehmen, verschiebt sich der Schwerpunkt der Steuerberatung von der reinen Deklaration hin zu betriebswirtschaftlicher Begleitung und proaktiver Beratung. (3.1)(7.1)(9.1)(9.2)(19.2)

Steuerberater können auf Basis Ihrer digitalen Finanzdaten als externe Controller auftreten, etwa durch Auswertung der BWA, begleitendes Controlling und Unterstützung bei Planung und Finanzierung. (6.1)(7.1)(9.2)(22.1)(22.3)

Steuerberater als Digitalpartner: Prozess- und Digitalisierungsberatung

Studien zeigen, dass Mandanten ihren Steuerberater zunehmend als Hauptansprechpartner für Digitalisierungsfragen in kaufmännischen Prozessen sehen. (5)(19.2)(19.3)(19.1)(19.4)

Gerade im Mittelstand sind Betriebe mit Steuerberater-Unterstützung bei der Nutzung digitaler Lösungen besser aufgestellt und insgesamt investitionsfreudiger. (5)(19.2)(19.1)(19.4)

Digitalisierungsberatung umfasst:

• Analyse und Optimierung von Rechnungswesen- und Lohnprozessen als Einstieg in die Digitalisierung. (3.1)(5)(19.2)(19.1)(19.5)
• Auswahl und Konfiguration geeigneter Systeme, etwa ERP-, Reisekosten-, Kassen- und Vorsysteme, einschließlich Schnittstellen zur Buchhaltung und zu Dritten. (3.1)(3.2)(5)(6.2)(19.1)
• Unterstützung bei Dokumentation nach GoBD, Prozessdokumentation sowie Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit. (5)(19.2)(19.3)(19.1)(31)

Für Steuerkanzleien eröffnet diese enge Prozessverknüpfung mit den Mandanten neue Geschäftsfelder, insbesondere im Bereich Prozess- und Digitalisierungsberatung. (19.2)(19.3)(19.1)(19.5)(32)

Erfolgsfaktoren bei der Umstellung auf digitale Finanzbuchhaltung

Die Praxis zeigt, dass eine erfolgreiche, nachhaltige Umsetzung digitaler Buchhaltungsprozesse von einigen Schlüsselfaktoren abhängt. (3.2)(5)(12)(16)(33)

Klare Digitalisierungsstrategie

Kanzleien, die eine digitale Roadmap formulieren, können Prozesse in Kanzlei und Mandat systematisch digitalisieren und eine papierärmere Arbeitsweise etablieren. (4.2)(14)(15)(33)(34)

Zuerst intern, dann beim Mandanten

Erfahrungen belegen, dass Mandanten erst dann in digitale Prozesse eingebunden werden sollten, wenn das Steuerbüro selbst das digitalisierte Geschäftsmodell umgesetzt und erprobt hat. (3.2)(4.4)(12)(16)(32)

Strukturierte Prozesse und Dokumentation

Standardprozesse wie Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärungen lassen sich effektiv in dokumentierten, möglichst digitalen Abläufen organisieren – das erhöht Qualität und sichert den Wert der Kanzlei. (3.1)(5)(12)(16)(36)

Mandantenorientierte Einführung

Die digitale Zusammenarbeit, häufig als „Buchhaltung online“ bezeichnet, wird zur Überlebensfrage im Geschäftsfeld Buchhaltung. Besonders erfolgreich ist sie, wenn der konkrete Nutzen für den Mandanten – Zeitgewinn, Transparenz und bessere Steuerungsdaten – in den Vordergrund gestellt wird. (4.5)(4.3)(6.1)(6.3)(19.1)