Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung

Was bedeutet digitale Lohnbuchhaltung?

In der digitalen Unternehmensverwaltung werden Stammdaten, Arbeitsstunden, Zuschläge und Urlaubstage direkt im Unternehmen in einer Cloudlösung erfasst und ohne Neuerfassung in der Lohnbuchhaltung verarbeitet. (3.1)

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird dabei schon länger durch Übernahme der Daten und Buchungen in die Buchhaltung integriert, sodass Lohn- und Zahlungsdaten nahtlos zusammenlaufen. (2)(3.1)

Moderne Lohnanwendungen stellen zudem digitale Schnittstellen bereit, über die automatisiert Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erzeugt werden können. (1.2)(3.1)

Warum sich die Digitalisierung gerade in der Lohnbuchhaltung lohnt

Die klassische Lohnerfassung mit Telefon, E-Mail und Papierdokumenten ist fehleranfällig und führt zu Doppelarbeiten, etwa beim händischen Übertragen von Stundenlisten in die Lohnsoftware. (3.1)

Wer diese Prozesse digitalisiert, reduziert die Arbeitszeit messbar, senkt die Kosten und behält gleichzeitig die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Qualität durch den beratenden Steuerberater bei. (2)(3.2)(3.1)(4)

Praxisbeispiele zeigen, dass die Automatisierung von Beleg- und Zahlungsprozessen rund um Lohn- und Buchhaltung zu deutlichen Zeitersparnissen bei zugleich höherer Qualität der Ergebnisse führen kann. (1.1)(1.2)(3.1)(4)(5)

Zentrale Bausteine der digitalen Lohnbuchhaltung

Direkte Datenerfassung durch Ihr Unternehmen

Unternehmen erfassen Stammdaten und Lohndaten, etwa Stunden, Zuschläge und Urlaub, direkt in der Cloud – somit entfallen Medienbrüche und manuelle Übertragungen. (3.1)

Die Daten stehen der Kanzlei anschließend ohne erneute Eingabe für die Lohnabrechnung und die weiteren Buchungsprozesse zur Verfügung. (1.2)(3.1)

Digitale Personalakte und Dokumente

Als Bestandteil der digitalen Lohnbuchhaltung werden Lohndokumente in digitalen Personalakten erfasst, sodass Verträge, Nachträge und Krankmeldungen zentral und strukturiert abgelegt sind. (3.1)

Reisekostenbelege können Mitarbeitende direkt per Smartphone in das System hochladen, wodurch die Abrechnung beschleunigt und zugleich revisionssicher dokumentiert wird. (1.1)(3.1)

Integration von Zahlungen und Finanzbuchhaltung

Lohnzahlungen werden aus der digitalen Lohnbuchhaltung direkt in eine integrierte Banksoftware übergeben und gemeinsam mit offenen Rechnungen in einer Zahlungsübersicht dargestellt. (3.1)

Moderne Lohnanwendungen erzeugen dabei automatisch die Buchungssätze, sodass der Aufwand für die Finanzbuchhaltung nach einmaliger Einrichtung im Bereich von Sekunden oder wenigen Minuten pro Lauf liegt. (1.2)(3.1)

Entbürokratisierung durch echte Digitalisierung – nicht nur „PDF statt Papier“

Die Lohnbuchführung hat sich längst zu einem Massenverfahren entwickelt, in dem eine echte Digitalisierung das Ziel hat, Bürokratie in der Lohnabrechnung spürbar zu reduzieren. (1.1)(3.2)(3.1)(8)

Cloud-Lösungen und durchgängig digitale Prozesse machen klassische papierbasierte Abläufe zwischen Kanzlei und Mandant zunehmend entbehrlich und schaffen neue Gestaltungsmöglichkeiten für eine zukunftsfähige Zusammenarbeit. (3.2)(3.1)(4)(5)

Die erfolgreiche Einführung einer digitalen Buchführung – zu der auch die Lohnprozesse gehören – gilt heute als wesentlicher Schritt, um Kanzleien und Unternehmen fit für die digitale Zukunft zu machen. (1.1)(3.2)(4)(5)

Sicherheit, GoBD und Verfahrensdokumentation

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung sind die zugrunde liegenden Daten die Basis für eine ordnungsgemäße steuerliche Deklaration und für die Beurteilung der Buchführung durch die Finanzverwaltung. (9)(10)(11)

Die GoBD verlangen eine klare Verfahrensdokumentation, insbesondere für den digitalen Umgang mit Belegen – vom Posteingang über die Digitalisierung bis zur Archivierung – um Ordnungsmäßigkeit und Beweiskraft der Buchführung sicherzustellen. (10)(11)(12)(13)

Gemeinsame Musterverfahrensdokumentationen der berufsständischen Organisationen zeigen praxisnah, wie auch mobiles Scannen per Smartphone rechtssicher in eine Cloudlösung eingebunden werden kann. (12)(13)

Typische Vorteile für Ihr Unternehmen als Mandant

Weniger Aufwand im Tagesgeschäft

Die direkte Eingabe der Lohndaten in die Cloud reduziert Rückfragen, Papiertransport und manuelle Erfassungsfehler. (1.1)(1.2)(3.2)(3.1)(4)

Schnellere und transparentere Prozesse

Digitale Personalakten und integrierte Zahlungsübersichten ermöglichen jederzeit aktuelle Informationen zu Lohn, offenen Posten und Zahlungen. (1.1)(1.2)(2)(3.1)(4)

Höhere Datenqualität für Betriebsprüfungen

Standardisierte digitale Datenströme und GoBD-konforme Verfahren stärken die Glaubwürdigkeit der Buchführung bei steuerlichen Außenprüfungen. (9)(10)(11)(14)(15)

Zukunftssicherheit

Studien und Branchenanalysen zeigen, dass Automatisierung besonders in der Finanz- und Lohnbuchhaltung voranschreitet und Routinetätigkeiten zunehmend von Software übernommen werden. (2)(3.2)(16.1)(16.2)(18)

Rolle des Steuerberaters in der digitalen Lohnbuchhaltung

Die Digitalisierung verschiebt das Tätigkeitsspektrum weg von reinen Routinetätigkeiten hin zu wissensintensiver Beratung, etwa zur Prozessgestaltung und zum Aufbau digitaler Verwaltungsstrukturen. (3.2)(3.3)(16.1)(16.2)

Steuerberater werden von ihren Mandanten zunehmend als Ansprechpartner für unternehmerische Weichenstellungen und Zukunftsthemen der Digitalisierung gesehen, insbesondere bei kaufmännischen Prozessen wie der Lohnbuchhaltung. (1.1)(3.3)(4)(16.1)

Indem eine Kanzlei die eigene digitale Roadmap mit Cloud-Lösungen in Leistungsprozessen wie Finanz- und Lohnbuchhaltung umsetzt, kann sie Mandanten bei deren Digitalisierung praxisnah begleiten. (1.1)(3.2)(3.1)(20)(21)

Ihr Fahrplan: In wenigen Schritten zur digitalen Lohnbuchhaltung

Ist-Analyse Ihrer Prozesse

Aufnahme der bisherigen Abläufe rund um Zeiterfassung, Lohnunterlagen, Reisekosten und Datenaustausch mit der Kanzlei. (1.1)(3.2)(3.1)(4)

Auswahl einer geeigneten Cloudlösung

Festlegung von Schnittstellen für Stammdaten, Lohndaten, Zahlungen und Belegarchivierung inklusive mobiler Erfassungsmöglichkeiten. (1.1)(1.2)(3.2)(3.4)(3.1)

Einführung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

Beschreibung der digitalen Lohnprozesse vom Eingang der Informationen über die Digitalisierung bis zur Archivierung. (9)(10)(11)(12)(13)

Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitenden oder Unternehmensbereichen

Strukturierte Testläufe ermöglichen es, Kinderkrankheiten zu erkennen und die Akzeptanz zu erhöhen. (3.1)(3.3)(4)(5)

Rollout und laufende Optimierung

Nach erfolgreicher Pilotierung erfolgt die schrittweise Ausweitung auf alle Mitarbeitenden und Standorte, begleitet von Schulungen und klar definierten Verantwortlichkeiten. (3.1)(4)(13)(20)(21)