Dienstwagen für den GmbH-Geschäftsführer: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Dienstwagen beim GmbH-Geschäftsführer: Grundsatz

Wird einem GmbH-Geschäftsführer ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, erzielt er einen geldwerten Vorteil. Dieser Vorteil ist nach den Regelungen des Einkommensteuergesetzes zwingend zu versteuern. (1)(2.1)

Für die Bewertung dieses geldwerten Vorteils gibt es zwei gesetzliche Alternativen: die pauschale 1-%-Regelung und die Fahrtenbuchmethode. Beide Verfahren führen häufig zu deutlich unterschiedlichen steuerlichen Ergebnissen. (2.1)(3)(4)

Welche Methode günstiger ist, hängt vor allem vom Listenpreis des Fahrzeugs, dem Umfang der privaten Nutzung, den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie den tatsächlichen jährlichen Fahrzeugkosten ab.

Die 1-%-Regelung

Die 1-%-Regelung bewertet die private Nutzung des Dienstwagens monatlich pauschal mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung. Maßgeblich ist der Listenpreis einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer. (2.1)(3)(4)

Zusätzlich ist für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein weiterer geldwerter Vorteil zu versteuern. Dieser beträgt grundsätzlich monatlich 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer. (2.1)(5.1)(5.2)

Einzelbewertung mit 0,002 %

Statt der monatlichen 0,03-%-Regelung kann für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auch jede einzelne Fahrt mit 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer bewertet werden. Voraussetzung ist, dass der Geschäftsführer die tatsächlich gefahrenen Tage monatlich schriftlich meldet. (2.2)

Diese Methode ist kalenderjahrbezogen einheitlich festzulegen und darf während des Jahres nicht gewechselt werden. Der Arbeitgeber muss beim Lohnsteuerabzug überwachen, dass die jahresbezogene Grenze von 180 Fahrten nicht überschritten wird. (2.2)

Elektro- und Hybridfahrzeuge

Für Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeuge gelten je nach Anschaffungszeitpunkt, Listenpreisgrenze, CO₂-Emissionen und elektrischer Reichweite reduzierte Bemessungsgrundlagen. In bestimmten Fällen wird nur ein Viertel oder die Hälfte des Listenpreises angesetzt. (2.1)(2.3)

Diese Vergünstigungen wirken sich sowohl bei der 1-%-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode auf die Höhe des zu versteuernden Vorteils aus. (2.1)(2.3)

Wichtig: Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, greift grundsätzlich die 1-%-Regelung. Der tatsächliche Umfang der privaten Nutzung bleibt dann unberücksichtigt. (1)(4)(9)

Die Fahrtenbuchmethode

Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil nicht pauschal, sondern nach dem tatsächlichen Nutzungsanteil ermittelt. Angesetzt wird der Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen, der auf Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfällt. (3)(10)

Voraussetzung ist, dass sämtliche Fahrzeugaufwendungen vollständig durch Belege nachgewiesen werden. Zusätzlich muss das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dokumentiert werden. (3)(11)

Zu den gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen gehören insbesondere:

• Betriebsstoffe,
• Wartung und Reparaturen,
• Versicherungen,
• Kfz-Steuer,
• Abschreibung beziehungsweise Leasingraten,
• regelmäßig anfallende Festkosten. (3)

Bei Elektro- und Plug-in-Hybridfahrzeugen wirkt die steuerliche Begünstigung auch bei der Fahrtenbuchmethode. AfA oder Leasingraten fließen unter bestimmten Voraussetzungen nur mit einem Viertel beziehungsweise der Hälfte in die Gesamtkosten ein. Dadurch sinkt auch der auf Privatfahrten entfallende Kostenanteil. (2.3)

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch wird steuerlich nur anerkannt, wenn es zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt wird. Es muss alle Fahrten im fortlaufenden Zusammenhang enthalten und den am Ende erreichten Gesamtkilometerstand ausweisen. (2.3)(13)

Für dienstliche Fahrten sind insbesondere zu dokumentieren:

• Datum der Fahrt,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende,
• Reiseziel beziehungsweise Route,
• Reisezweck,
• aufgesuchte Geschäftspartner oder der konkrete dienstliche Anlass. (14)(15)

Private Fahrten müssen als solche kenntlich gemacht werden. Hier genügt regelmäßig die Angabe der jeweils privat gefahrenen Kilometer. (14)(16)

Elektronisches Fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn sie dieselben Informationen liefern wie ein manuell geführtes Fahrtenbuch und nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder lückenlos dokumentiert sind. (2.3)(17)(18)

Einfache Tabellenkalkulationen, zum Beispiel Excel, werden wegen ihrer Manipulationsmöglichkeiten nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt. Lose Blätter oder nachträglich aus Notizzetteln zusammengestellte Aufstellungen erfüllen die Anforderungen ebenfalls nicht. (13)(17)

Kleinere Mängel führen nach der BFH-Rechtsprechung nicht automatisch zur Verwerfung, wenn das Fahrtenbuch insgesamt noch eine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bietet und der private Nutzungsanteil verlässlich nachvollzogen werden kann. (2.5)(20)

Wahlrecht und Methodenwechsel

Das Steuerrecht gewährt ein Wahlrecht zwischen der 1-%-Regelung und der Fahrtenbuchmethode. Dieses Wahlrecht wird für den jeweiligen Veranlagungszeitraum durch den Ansatz in der Steuererklärung ausgeübt und besteht für jedes Fahrzeug gesondert. (11)(21)

Ein unterjähriger Wechsel zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuchmethode ist nach der Rechtsprechung nicht zulässig. Finanzverwaltung und BFH verlangen eine einheitliche Anwendung je Kalenderjahr. (21)

Außerdem kann die Fahrtenbuchmethode nur einheitlich für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angewendet werden. Eine isolierte Nutzung des Fahrtenbuchs nur zur Vermeidung des Zuschlags nach der 0,03-%-Regelung ist ausgeschlossen. (22)

Dienstwagen im Geschäftsführervertrag

Die Überlassung eines Dienstwagens an den GmbH-Geschäftsführer sollte ausdrücklich im Geschäftsführervertrag geregelt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf. (23)

In der Praxis ist es üblich, dem Geschäftsführer einen angemessenen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen. Die Gesellschaft trägt dabei regelmäßig die Betriebs- und Unterhaltungskosten, während die auf die Privatnutzung entfallende Steuerlast vom Geschäftsführer getragen wird. (23)

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist besondere Vorsicht geboten. Eine unangemessene Ausgestaltung, etwa ein Fahrzeug der Luxusklasse bei insgesamt überhöhter Vergütung, kann steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden. (23)(24)

Auch widersprüchliche Regelungen sind riskant. Wird die Privatnutzung vertraglich untersagt, aber tatsächlich nicht überwacht, kann dies in einer Außenprüfung zu Diskussionen über einen geldwerten Vorteil und eine verdeckte Gewinnausschüttung führen. (24)

1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Die Entscheidung zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuch ist eine jährlich zu treffende steuerliche Gestaltungsfrage. Maßgeblich sind vor allem der Umfang der Privatnutzung, die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs und der Bruttolistenpreis. (2.1)(3)(11)

Bei hochwertigen Fahrzeugen mit deutlich überwiegender beruflicher Nutzung kann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch steuerlich vorteilhaft sein. Der Vorteil liegt darin, dass nur der tatsächliche private Kostenanteil versteuert wird. (25)(26)

Die 1-%-Regelung bietet sich dagegen eher an, wenn der Geschäftsführer den Dienstwagen intensiv privat nutzt, der Listenpreis im Verhältnis zu den tatsächlichen jährlichen Fahrzeugkosten moderat ist oder der Aufwand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs vermieden werden soll. (2.1)(16)(25)

Die Fahrtenbuchmethode ist vor allem dann interessant, wenn der private Nutzungsanteil gering ist und die Gesellschaft bereit ist, die strengen formellen Anforderungen dauerhaft einzuhalten. (3)(25)

Kurz-Check für die Praxis

Welche Methode für den konkreten Dienstwagen günstiger ist, sollte vor der Fahrzeuganschaffung und spätestens zu Beginn des Kalenderjahres geprüft werden.

Eher 1-%-Regelung, wenn:

• ein hoher Privat- und Pendelanteil erwartet wird, (2.1)(27)
• der Listenpreis im Verhältnis zu den laufenden Jahreskosten nicht überproportional hoch ist, (2.1)(3)
• der Geschäftsführer kein dauerhaft ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen will oder kann. (13)(17)

Eher Fahrtenbuchmethode, wenn:

• der Dienstwagen überwiegend beruflich genutzt wird und Privatfahrten die Ausnahme bleiben, (25)(26)
• es sich um ein hochwertiges Fahrzeug mit hohem Listenpreis und steuerlich relevantem Einsparpotenzial handelt, (3)(25)
• ein anerkanntes, manipulationssicheres Fahrtenbuchsystem zuverlässig genutzt wird. (2.3)(13)(17)