Geschäftsführergehalt steuerlich optimal gestalten – was ist 2026 erlaubt?

Warum das Geschäftsführergehalt 2026 ein Prüffeld bleibt

Geschäftsführergehälter stehen auch 2026 im Fokus der Betriebsprüfung. Der Grund: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern kann eine unangemessene Vergütung schnell als verdeckte Gewinnausschüttung, kurz vGA, umqualifiziert werden. (1)(2)

Besonders kritisch ist die Situation bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern. Hält die Vergütung dem Fremdvergleich nicht stand, droht entweder die vollständige Nichtanerkennung dem Grunde nach oder zumindest eine anteilige vGA, wenn die Gesamtvergütung unangemessen hoch ist. (2)(3)

Ziel einer steuerlich optimalen Gestaltung ist daher eine Vergütung, die marktüblich, klar vereinbart, wirtschaftlich tragfähig und steuerlich als Betriebsausgabe abzugsfähig bleibt. (1)(4)

Wer betroffen ist und wie geprüft wird

Geschäftsführergehälter gibt es bei Kapitalgesellschaften mit Geschäftsführung, insbesondere bei GmbH, UG und AG. Zu unterscheiden ist zwischen Fremdgeschäftsführern und Gesellschafter-Geschäftsführern. (5)

Während die Vergütung eines Fremdgeschäftsführers regelmäßig weniger konfliktträchtig ist, unterliegt das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers einer besonderen Angemessenheitsprüfung. Ziel dieser Prüfung ist es, eine verdeckte Gewinnausschüttung zu vermeiden. (3)(5)

Maßstab ist der Fremdvergleich. Die Finanzverwaltung fragt also, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter einem fremden Geschäftsführer unter gleichen Umständen dieselbe Vergütung gewährt hätte. (1)(6.1)

Wann ist ein Geschäftsführergehalt angemessen?

Ob ein Geschäftsführergehalt angemessen ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Die aktuelle Kommentierung nennt mehrere zentrale Kriterien, die bei der steuerlichen Beurteilung berücksichtigt werden. (1)(4)

• Art und Umfang der Tätigkeit, etwa Verantwortung, Mitarbeiterzahl und Mehrfachfunktionen, (1)(4)
• künftige Ertragsaussichten und Ertragssituation der Gesellschaft, (1)(7.1)
• Verhältnis des Geschäftsführergehalts zum Gesamtgewinn und zur verbleibenden Kapitalverzinsung, (1)(4)
• Vergütungen in gleichartigen Betrieben, zum Beispiel auf Basis von Gehaltsstrukturuntersuchungen. (1)(8)

Nach Rechtsprechung und Literatur muss der Gesellschaft nach Abzug der Geschäftsführervergütung eine angemessene Eigenkapitalverzinsung verbleiben. Wird der Gewinn nahezu vollständig durch die Vergütung des Geschäftsführers abgeschöpft, spricht dies stark für eine Unangemessenheit. (6.1)(6.2)(7.1)

Gewinnverteilung und Halbteilungsgrundsatz

Aus der Rechtsprechung hat sich die Vorstellung entwickelt, dass der GmbH typischerweise mindestens ein Gewinn in einer Größenordnung des Geschäftsführergehalts verbleiben sollte. Nur dann kann regelmäßig von einer angemessenen Gewinnverteilung gesprochen werden. (6.1)(6.2)

Der sogenannte Halbteilungsgrundsatz ist jedoch kein starrer Maßstab. Er wird eher als Anhaltspunkt beziehungsweise als Öffnungsklausel nach oben verstanden. Besonders hohe Erträge erlauben also nicht automatisch beliebig hohe Geschäftsführergehälter. Auch bei ertragsstarken Gesellschaften bleiben steuerliche Höchstgrenzen im Einzelfall zu prüfen. (4)(7.1)(7.2)

Optimale Struktur: Festgehalt und Tantieme

Ein steuerlich tragfähiges Geschäftsführergehalt besteht in der Praxis häufig aus einem festen Grundgehalt und einem variablen Vergütungsbestandteil, etwa einer Tantieme. (5)(11)

Verhältnis von Festgehalt und variabler Vergütung

Nach gefestigter BFH-Rechtsprechung ist bei der Gesamtausstattung eines Geschäftsführers typischerweise von einem Festgehalt von rund 75 % und einem Tantiemeanteil von höchstens 25 % der Jahresgesamtbezüge auszugehen. (12)(13)

Die Kommentierung 2026 bestätigt, dass die durchschnittliche variable Vergütung von GmbH-Geschäftsführern bei etwa 25 % der Gesamtbezüge liegt. Dieser Wert entspricht der vom BFH gebilligten Obergrenze für den Regelfall. (11)

Gewinntantieme als Regelfall

Eine Gewinntantieme ist steuerlich regelmäßig unproblematisch, wenn der variable Anteil im üblichen Rahmen bleibt und das Verhältnis zum erwarteten Durchschnittsgewinn plausibel ist. (11)(13)

Anders sieht es bei Umsatztantiemen aus. Diese gelten als wirtschaftlich problematisch und steuerlich nur ausnahmsweise anerkennungsfähig, weil sie unabhängig vom tatsächlichen Gewinn zu einer Gewinnabsaugung führen können. (11)(14)

Nach der BFH-Rechtsprechung werden Umsatztantiemen im Kern nur in engen Ausnahmefällen anerkannt, etwa in der Aufbauphase oder bei einem reinen Vertriebs-Geschäftsführer. Zusätzlich müssen sie klar zeitlich und betragsmäßig begrenzt sein. (14)(15)

Tantieme deckeln

Tantiemezusagen, die insgesamt mehr als 50 % des Jahresüberschusses ausmachen, können nach der BFH-Rechtsprechung eine verdeckte Gewinnausschüttung indizieren. Der Grund ist, dass solche Vergütungen den Charakter einer Gewinnabschöpfung haben können. (12)(13)

Deshalb empfiehlt die Kommentierung 2026 ausdrücklich, bei Gewinntantiemen eine Höchstgrenze zu vereinbaren. Das gilt besonders dann, wenn unerwartete Gewinnsprünge möglich sind oder bereits mit einem erheblichen Gewinnanstieg gerechnet werden kann. (7.2)

Typische Fehler und No-Gos 2026

Viele steuerliche Risiken entstehen nicht durch die Geschäftsführervergütung an sich, sondern durch fehlende Dokumentation, unangemessene Höhe oder unübliche Sonderregelungen.

Unangemessen hohe Gesamtvergütung

Gesellschafter-Geschäftsführer-Gehälter bis 120.000 Euro pro Jahr gelten im Regelfall als weniger konfliktträchtig. Darüber hinaus ist jedoch eine einzelfallbezogene Prüfung nach Branche, Größe, Ertragslage und konkreten Verhältnissen erforderlich. (16)

Wird das Gehalt als unangemessen hoch eingestuft, wird der überhöhte Teil steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt. Dadurch kann es zu einer Mehrbelastung mit Ertragsteuern auf Gesellschaftsebene sowie zusätzlicher Kapitalertragsteuer kommen. (16)

Gewinnabsaugung durch Gehalt und Tantieme

Bezüge, die von vornherein darauf ausgerichtet sind, den Gewinn der GmbH weitgehend auf den Geschäftsführer zu verlagern, gelten als steuerschädlich. (6.2)(7.1)

Kritische Indizien sind insbesondere, wenn nach Abzug der Gesamtvergütung kaum noch Gewinn oder Eigenkapitalverzinsung verbleibt oder eine Tantieme ohne Höchstgrenze in unerwartete Gewinnspitzen hineinläuft. (6.1)(7.2)

Überstunden und Zuschläge

Überstundenvergütungen sowie Sonn- und Feiertagszuschläge für Gesellschafter-Geschäftsführer werden steuerlich in aller Regel nicht anerkannt und führen typischerweise zu einer verdeckten Gewinnausschüttung. (17)

Hintergrund ist die Organstellung des Geschäftsführers. Ein Geschäftsführer ist verpflichtet, bei Bedarf über das normale Maß hinaus zu arbeiten, ohne dass dafür gesonderte Zuschläge wie bei Arbeitnehmern üblich wären. (17)

Mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer

Sind mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer bestellt, ist die angemessene Gesamtvergütung auf die gesamte Geschäftsführung zu beziehen. In der Regel sind Vergütungsabschläge pro Person erforderlich, abhängig von Aufgaben, Zeitaufwand und Verantwortung. (6.1)(18)

Werden diese Besonderheiten nicht berücksichtigt, steigt das Risiko, dass einzelne Vergütungen als unangemessen hoch eingestuft werden. (6.1)

Dynamische Gehaltsanpassung

Eine automatische Anpassung der Geschäftsführervergütung über einen Index, etwa Beamtenbesoldung oder Branchentarif, ist zwar nicht mehr allgemein üblich, kann aber insbesondere für Gesellschafter-Geschäftsführer sinnvoll sein. (19)

Der Vorteil liegt in der Vorabvereinbarung. Wird eine automatische Gehaltserhöhung bereits im Vertrag geregelt, liegt später regelmäßig kein steuerlich problematischer rückwirkender Vergütungsbeschluss vor. Damit kann ein Verstoß gegen das steuerliche Nachzahlungsverbot vermieden werden. (19)

Solche Gleitklauseln können seit Inkrafttreten des Preisklauselgesetzes unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne behördliche Genehmigung zulässig sein. (19)

Pension plus Geschäftsführergehalt

Besonders anspruchsvoll ist die Kombination von laufender Pension und weiterer Geschäftsführervergütung nach Eintritt des Versorgungsfalls. Hierzu hat sich die BFH-Rechtsprechung in den letzten Jahren weiterentwickelt. (20.1)(20.2)

Aktuelle BFH-Rechtsprechung

Der BFH hat 2023 entschieden, dass eine Versorgungszusage steuerlich allein vom Erreichen der Altersgrenze abhängig gemacht werden kann. Ein endgültiger Austritt aus der Geschäftsführung muss nicht zwingend Voraussetzung sein. (20.1)(20.2)

Bei einer Weiterbeschäftigung nach Eintritt des Versorgungsfalls fordert der BFH jedoch grundsätzlich, dass entweder das laufende Gehalt auf die Pension angerechnet oder der Versorgungsbeginn aufgeschoben wird. Uneingeschränkte Doppelzahlungen von voller Pension und vollem Gehalt sind aus Sicht eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters nicht haltbar. (20.1)(20.2)

Nach der neueren Rechtsprechung kann neben einer laufenden Pension aber ein reduziertes Geschäftsführergehalt gezahlt werden, solange dieses die Differenz zwischen der Pension und den letzten Aktivbezügen nicht überschreitet. (20.1)(22)

Verwaltungssicht 2026

Die Finanzverwaltung hält trotz der BFH-Rechtsprechung an einer strengeren Auffassung fest. Danach kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer nach Eintritt des Pensionsfalls weiterarbeitet und seine Tätigkeitsvergütung nicht auf die Pension angerechnet wird. (1)

Damit besteht 2026 weiterhin ein Konflikt zwischen BFH-Rechtsprechung und Verwaltungspraxis. Während der BFH eine Kombination aus Pension und reduziertem Gehalt unter bestimmten Voraussetzungen zulässt, bleibt die Finanzverwaltung restriktiver. (1)(20.1)

Konsequenzen für die Gestaltung

Für die Praxis bedeutet das: Eine Weiterbeschäftigung nach Eintritt des Versorgungsfalls kann möglich sein, wenn die Summe aus Pension und Geschäftsführergehalt die letzten Aktivbezüge nicht überschreitet. (22)(23)(24)

Gleichzeitig ist Vorsicht geboten. Nach aktueller Rechtsprechung kann bereits ein geringfügiges Überschreiten der früheren Aktivbezüge dazu führen, dass die gesamte Versorgungsleistung nicht mehr als Betriebsausgabe abziehbar ist. Dieses Risiko wird auch als Fallbeileffekt bezeichnet. (23)

Checkliste für die Praxis

Ein steuerlich sauberes Geschäftsführergehalt sollte 2026 nicht nur angemessen hoch sein, sondern auch vertraglich klar geregelt und wirtschaftlich nachvollziehbar dokumentiert werden.

• Gesamtvergütung planen: Festgehalt und variable Vergütung so strukturieren, dass der Tantiemeanteil im Regelfall nicht deutlich über 25 % der Gesamtbezüge liegt. (11)(13)
• Gewinnrelation prüfen: Nach Abzug der Geschäftsführervergütung sollte der Gesellschaft ein angemessener Gewinn beziehungsweise eine angemessene Eigenkapitalverzinsung verbleiben. (6.2)(7.1)
• Tantieme deckeln: Gewinntantiemen sollten mit klaren Höchstgrenzen versehen werden. Tantiemezusagen von mehr als 50 % des Jahresüberschusses sind kritisch. (7.2)(13)
• Überstundenregelungen vermeiden: Keine Überstunden- oder Zuschlagsvergütungen für Gesellschafter-Geschäftsführer vereinbaren. (17)
• Mehrere Geschäftsführer abstimmen: Gesamtvergütung differenziert nach Aufgaben, Zeitaufwand und Verantwortung aufteilen. (6.1)(18)
• Dynamische Anpassung sauber regeln: Gehaltsanpassungen möglichst vorab über Gleitklauseln vereinbaren, um steuerliche Rückwirkungsprobleme zu vermeiden. (19)
• Pension und Gehalt koordinieren: Bei Weiterbeschäftigung nach Eintritt des Versorgungsfalls sollte die Summe aus Pension und reduziertem Gehalt die früheren Aktivbezüge nicht übersteigen. (1)(20.1)(22)